Lille, le 29 juin 2022
Décidément, c’est une mauvaise journée. Vous avez eu beau multiplier les appels, les sms et les messages vocaux, rien à faire. L’artisan qui devait finir votre chantier ne vous rappelle pas. Ou votre client ou votre fournisseur ne vous paye pas. Ou vous restez sans nouvelle du SAV dont vous avez reçu un produit endommagé.
L’étape suivante consiste à envoyer une mise en demeure à votre interlocuteur. Mais encore faut-il savoir la rédiger.
Simple, vous avez dit ? Pas tant que cela. On trouve de nombreux modèles de mise en demeure sur le Net. Mais une mise en demeure efficace ne se limite pas à son contenu. Dans mon métier, je vois régulièrement passer dans mes dossiers des courriers qui restent sans réponse parce qu’ils ne sont pas suffisamment clairs ou complets.
Alors, que vous soyez professionnel ou particulier, voici un petit rappel des bonnes pratiques pour rédiger une mise en demeure efficace.
Etape 1. Vérifiez la situation de la personne à laquelle vous écrivez
Cette vérification est relativement facile à l’heure actuelle.
Si votre interlocuteur est un artisan/un commerçant/une société, il vous suffit de vous rendre sur l’un des sites suivants :
Ou mon préféré du moment :
Munissez-vous du numéro SIRET ou SIRENE de la personne que vous souhaitez mettre en demeure.
Vous devez, en principe retrouver ce numéro sur tous les documents commerciaux de votre interlocuteur.
Ensuite, il vous suffit de renseigner ce numéro dans la barre de recherche qui s’affiche.
Vous verrez ensuite apparaitre toutes les informations légales relatives à la personne que vous allez mettre en demeure.
Sur le site Pappers.fr, vous verrez tout de suite en haut à gauche si la personne fait l’objet d’une procédure collective :
En scrollant sur la page, vous verrez apparaitre le détail des informations relative à une éventuelle procédure collective :
Vous retrouverez ces mêmes informations sur les sites Infogreffe.fr et Société.com, mais avec une présentation différente.
Elles vous permettront de comprendre si votre interlocuteur rencontre des difficultés , ce qui peut expliquer que vous n’ayez plus de nouvelles.
Si vous n’avez pas le numéro SIRET ou SIRENE, vous pouvez aussi effectuer une recherche avec le nom de la personne.
Si la personne à mettre en demeure est une personne physique, vous pouvez rentrer son nom dans votre moteur de recherche Internet habituel.
C’est fou, les informations que l’on peut obtenir rien qu’en faisant cela (avis de décès, information relative à un changement de situation personne ou professionnelle)!
Etape 2. Vérifiez l’adresse ainsi que l’identité de la personne à laquelle vous devez adresser votre mise en demeure
Pour que votre mise en demeure soit efficace, elle doit être envoyée à la bonne adresse et au bon interlocuteur.
Concernant l’adresse, vérifiez qu’elle n’a pas changé.
Il arrive que votre interlocuteur ait déménagé entretemps par exemple.
Ce serait dommage de payer un recommandé qui risque de vous revenir avec la mention « NPAI» (N’habite plus à l’adresse indiquée).
De même, assurez-vous de l’envoyer à la bonne personne ou au bon service, surtout si votre interlocuteur est une grosse entreprise.
Si vous vous contentez de l’envoyer sans préciser le nom de la personne ou du service compétent, votre courrier risque de se perdre entre les services, ce qui ne manquera pas d’allonger son délai de traitement. Il risque même d’être égaré.
Etape 3. Soignez la rédaction
Sur la forme, votre mise en demeure n’a pas besoin d’être manuscrite. Je vous recommande même de la dactylographier, afin de vous assurer qu’elle soit lisible. Surtout, soignez la rédaction en évitant les fautes d’orthographe ou de grammaire. Le correcteur de texte devrait vous y aider.
Sur le fond:
1. Faites apparaitre vos coordonnées complètes sur le courrier (le plus souvent en haut à gauche).
2. Commencez votre courrier par une formule de politesse (même si vous êtes très énervé) telle que « Madame/Monsieur », « Madame/Monsieur le Directeur/le Gérant/etc ».
3. Ensuite, posez le cadre de votre demande. Vous devez rappeler rapidement l’historique de la relation qui vous lie à la personne à laquelle vous écrivez. Par exemple :« Suivant bon de commande n°…en date …, j’ai acheté (nature du produit concerné) au prix de… ».
4. Précisez ensuite l’objet du litige (une livraison qui n’est pas intervenue en temps et en heure, un produit arrivé cassé, des travaux qui ne sont pas terminés etc).
5. Précisez l’objet de votre demande (un remboursement, un avoir, un échange, une annulation par exemple) ainsi que le délai dans lequel vous souhaitez que la personne défère à cette demande.
6. Enfin, précisez ce qui arrivera si la personne ne défère pas à votre demande. Par exemple : « A défaut sous quinzaine, je me réserve le droit de confier ce dossier à mon Avocat » ou « je me réserve le droit de saisir la Juridiction compétente ».
7. Terminez par une formule de politesse telle que « Dans l’attente de vous lire, Je vous prie d’agréer Madame/Monsieur ». Surtout, évitez les marques d’agressivité, et cela même si vous êtes très contrarié. C’est souvent contreproductif puisque vous risquez de braquer votre interlocuteur qui sera dans de moins bonnes dispositions pour répondre favorablement à votre demande.
Etape 4. Le choix du mode d’envoi
Pour être efficace, envoyez votre mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception.
Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- La plus traditionnelle : vous rendre au bureau de Poste le plus proche pour faire partir votre courrier. Dans ce cas, veillez à bien remplir le bordereau et à conserver le ticket de caisse pour pouvoir vous faire rembourser les frais d’envoi en cas de procédure ultérieure. Conservez également précieusement, le « papillon bleu » ou bordereau d’envoi.
- La solution digitale : certains prestataires tels que AR24 vous permettent d’envoyer vos courriers recommandés en ligne.
Le plus souvent, ces prestataires vous proposent deux solutions :
-
- Envoyer votre courrier recommandé en version dématérialisée sur l’adresse mail de votre destinataire,
- Envoyer votre courrier recommandé en version papier à l’adresse postale de votre destinataire. Cette seconde solution est plus onéreuse. C’est cependant celle que vous je vous recommande, en particulier si l’adresse mail dont vous disposez n’est pas celle de la personne qui sera chargée de traiter votre demande.
N’oubliez pas de joindre vos pièces à votre envoi.
Vous pouvez aussi doubler votre envoi par un courrier simple ou un mail (si vous disposez d’un moyen d’obtenir un accusé de lecture, c’est encore mieux).
Etape 5. Surveillez le suivi de votre mise en demeure
Une fois que votre mise en demeure est partie, assurez-vous de la suivre.
Sur le site de la Poste ou d’AR24, vous pouvez suivre le parcours de votre courrier en temps réel.
Je vous recommande d’imprimer le détail du suivi du courrier. Cela vous permettra de justifier plus facilement de vos démarches cas de procédure judiciaire ultérieure.
En cas d’envoi en bureau de poste, vérifiez également que vous avez reçu le carton de votre courrier, qui sert à justifier de la remise de votre correspondance. C’est cette pièce dont les juridictions ont besoin en cas de procédure.
Si vous avez opté pour un envoi dématérialisé, conservez précieusement les preuves de dépôt, d’envoi et de réception.
Conclusion
Vous avez désormais tous les outils pour rédiger la mise en demeure.
Entendons-nous bien : respecter ces conseils ne vous garantira pas d’obtenir une réponse satisfaisante de la part du destinataire du courrier.
Mais vous pourrez, a minima, justifier d’avoir tenté de régler le litige à l’amiable, ce qui est obligatoire avant de saisir une Juridiction.
Petit bonus, l’envoi de la mise en demeure fait également courir les intérêts légaux. Cela signifie que si vous obtenez gain de cause devant un Tribunal, les condamnations prononcées contre la partie adverse seront augmentées du montant des intérêts légaux.
Si vous avez respecté ces conseils mais que votre mise en demeure n’a rien donné, il est temps de consulter un Avocat.
Pour cela, vous pouvez me contacter via le site du Cabinet ou sur Linkedin.
